Sobat MEA tahu belum nih? Setiap bisnis penting untuk memiliki strategi yang efektif bagi customer service sebuah bisnis terkait cara menangani komplain pelanggan. Komplain yang tidak di tangani dengan baik dapat merusak reputasi bisnis dan mengurangi kepuasan pelanggan.
Gabung Komunitas Bisnis Online MEA
Komplain sendiri adalah adalah ungkapan ketidakpuasan dari pelanggan yang menggunakan produk atau jasa dari bisnismu. Komplain ini bisa diungkapkan melalui lisan, telepon, atau media komunikasi lainnya seperti SMS, WhatsApp, email, dan lain-lain.
Dalam artikel ini, MiMe akan membahas beberapa cara menangani komplain pelanggan dengan efektif yang dapat membantumu dalam mengembangkan bisnis.
Cara Menangani Komplain Pelanggan dengan Efektif
Jangan salah, ketika pelanggan menyampaikan ketidakpuasannya terhadap produkmu, ini merupakan salah satu tanda bahwa mereka peduli dengan bisnismu. Terlepas dari bagaimana keluhan yang disampaikan, komplain dapat dijadikan bahan evaluasi untuk mengembangkan kualitas bisnis yang lebih baik lagi.
Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Sobat MEA terapkan dalam cara mengatasi komplain pelanggan dengan efektif:
1. Tunjukkan Rasa Empati dan Komunikasi yang Baik
Pertama, Sobat MEA perlu menunjukkan rasa empati terhadap masalah yang terjadi. Hal ini dapat memberikan dua manfaat dari menangani keluhan pelanggan. Sobat MEA dapat memahami apa yang mereka rasakan serta membuat mereka merasa dihargai dan diberikan pelayanan terbaik dari dirimu sebagai pemilik bisnis.
2. Terima Keluhan Pelanggan dengan Lapang Dada
Biarkan pelanggan tahu bahwa Sobat MEA memperhatikan apa yang mereka sampaikan. Segala bentuk komplain dapat disampaikan oleh pelanggan. Kendati demikian, terima saja komplain tersebut . Lalu segera sampaikan permintaan maaf atas ketidaknyamanan dari kesalahan tersebut.
Sampaikan bahwa Sobat MEA akan memperbaiki permasalahan dalam waktu yang ditentukan. Tapi mungkin kesalahan tersebut bukan hal yang disengaja ataupun bukan Sobat MEA yang melakukan. Jika ada kesalahpahaman, sampaikan bahwa Sobat MEA paham atas perasaannya. Sobat MEA boleh mengatakan tidak setuju, asalkan tetap menghargai perasaan mereka.
Jasa Kelola Toko Profesional
3. Sampaikan Permohonan Maaf
Sebaiknya segera sampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan pelanggan bahkan sebelum mereka menyampaikannya. Tidak apa-apa untuk mengakui adanya kesalahan untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan.
Permohonan maaf ini dapat membantu meredakan emosi mereka dan menenangkan perasaan. Setidaknya Sobat MEA memberitahu bahwa Sobat MEA memahami masalah dan berempati. Jangan sampai Sobat MEA menyangkal, menyembunyikan, atau bahkan menyalahkan komplain dari pelanggan ini. Karena hal ini hanya akan memperburuk masalah yang terjadi.
4. Minta Klarifikasi dan Tanyakan Detail
Dalam hal ini, Sobat MEA juga dapat mengajukan pertanyaan yang relevan dan menyelidiki lebih lanjut untuk mendapatkan pemahaman tentang permasalahan tersebut secara komprehensif
5. Tindak Lanjuti dengan Cepat
6. Evaluasi dan Pelajari Pengalaman
Setelah itu, ambil waktu untuk mengevaluasi dan mempelajari dari pengalaman tersebut. Tinjau ulang proses yang ada, temukan area di mana ada kesalahan, dan cari cara untuk mencegah terulangnya masalah serupa di masa depan. Menggunakan komplain pelanggan sebagai pelajaran berharga dapat membantumu meningkatkan kualitas layanan dan memperbaiki proses bisnis.
7. Berikan Umpan Balik Positif
Jika sudah mengevaluasi dengan baik, jangan lupa untuk memberikan umpan balik positif. Ucapan terima kasih atas kesabaran dan kerjasama serta kesediaannya memberikan waktu lebih untuk memberikan solusi untuk masalah yang dihadapi pelanggan.
Jika memungkinkan, Sobat MEA dapat mempertimbangkan untuk memberikan penghargaan sebagai tanda terima kasih atas kesediaan mereka menerima tanggapanmu. Ini dapat berupa voucher diskon, potongan harga, atau hadiah lainnya.
8. Lakukan Perbaikan Ekstra
Terakhir, ini tidak kalah penting yaitu pastikan Sobat MEA tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggan setelah ketidaknyamanan yang dialami.
Sebenarnya dengan meminta maaf dan memberikan solusi, ini sudah cukup untuk menyelesaikan masalah. Tapi terkadang, ada beberapa kasus komplain tertentu yang bisa berlarut-larut sehingga pastikan Sobat MEA mencegahnya dengan tetap menghargai pelanggan dan memberikan pelayanan terbaik.
Dalam hal ini, Sobat MEA bisa menawarkan sesuatu yang spesial seperti potongan harga untuk pembelian selanjutnya, voucher, souvenir, merchandise, atau hadiah lain yang dapat membuat pelanggan merasa senang.
Mungkin ini terkesan remeh. Tapi hal ini ternyata dapat meningkatkan strategi pemasaran agar mereka memberikan review yang positif.
Sekian informasi mengenai cara menangani serta contoh komplain pelanggan secara efektif. Jangan anggap remeh, hal ini merupakan aspek penting dalam menjaga keberhasilan bisnis, lho. Dengan begitu, Sobat MEA dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki reputasi bisnis, dan membangun hubungan yang kuat dengan pelangganmu. Semoga bermanfaat!
